Palkeet
Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet halusi selkeyttää tulevaisuuskuvaa, jonka perusteella se lähtee rakentamaan tulevaisuuden tarpeita vastaavia palveluita ja osaamista. Talent Vectian kanssa tehty kirkastus tuotti tiekartan huomiseen.
Liiketoimintavaikutukset ja tulokset:
- Tulevaisuuden tiekartta, joka mahdollistaa uuden kehittämisen ja jonka havainnot ovat mukana palvelukeskuksen strategiapäivityksessä
- Tulevaisuuskuvan avulla monipuolinen kuva muutoksista asiakkaiden tarpeissa ja työn murroksen vaikutuksesta toimialaan
- Tulevaisuudenkuvasta perusta myös palveluiden ja osaamisen kehittämiselle
”Iso tehtävämme on tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon ratkaisuja yhä asiakaslähtöisemmin ja kustannustehokkaammin. Jos emme kehity, syntyy asiakkaiden odotusten ja toimintamme väliin kuilu. Silloin emme välttämättä olisi jatkossa nykyisessä roolissa”, sanoo Palkeella kehityksestä ja ICT:stä vastaava johtaja Helena Lappalainen.
Kyseessä on myös kansantaloudellisesti merkittävä asia, sillä Palkeet käsittelee vuosittain noin 1,2 miljoonaa ostolaskua, samoin 1,2 miljoonaa palkkalaskelmaa ja 0,7 miljoonaa myyntilaskua.
Palkeiden haaste on siis kirkas ja kova, eikä sellaisen haasteen eteen voi jäädä makaamaan. Siksi palvelukeskus halusi selkeyttää kuvaansa tulevaisuuden odotuksista ja mahdollisuuksista.
Verkostot mukaan keskusteluun
Toimintaympäristön muutosvoimien kartoitukseen Palkeet valitsi Talent Vectian.
Projektiryhmä päätti nopeasti, että tulevaisuuden hahmottamisessa kannattaa nojata vahvasti dialogiin mahdollisimman laajan toimijajoukon kanssa. Niinpä ryhmä päätti kutsua avoimeen keskustelutilaisuuteen joukon ihmisiä, joiden se oletti innostuvan näkemyksellisestä keskustelusta.
Kutsuja lähti asiakkaille, kumppaneille ja jopa kilpailijoille. Ajatus oli, että tilaisuus synnyttää tulevaisuuden eväitä kaikille eikä pelkästään Palkeille.
”Oli aika jännittävää mennä lentokenttähotelliin katsomaan, tuleeko kukaan lopulta mukaan. Sitä ihanampaa oli, kun puheen pulputus lähti nopeasti käyntiin. Ihmiset pääsivät ulos roolistaan ja keskustelivat luovasti asian ympäriltäkin”, sanoo Helena Lappalainen.
Kuva työn murroksesta tarkentui
Yhden päivän keskustelutilaisuus synnytti monipuolisen kuvan toimintaympäristön muutosvoimista ja niiden merkityksestä.
Keskeinen kysymys oli, miten työn murros vaikuttaa koko toimialaan. Syntyi näkemyksiä, mitkä tehtävät siirtyvät lähivuosina robottien hoidettavaksi ja missä tehtävissä ihmisen ylivoima koneisiin nähden säilyy. Samoin tilaisuudessa pohdittiin paljon, millaisia osaamistarpeita ihmisillä ja organisaatioilla jatkossa on.
Tehtävien muutos johtaa todennäköisesti työsuhdemuotojen muuttumiseen sekä myös rakenteiden uudistumiseen. Työ muuttuu yhä enemmän projekteiksi. Tekijöinä voivat olla yhä useammin yrittäjät.
Tämä kaikki muuttaa myös talous- ja palkkahallinnon palveluita tarjoavan Palkeiden tehtäviä.
Robottien esiinmarssi on vahvistuva trendi, johon Palkeet on tarttunut jo varhaisessa vaiheessa. Jo nyt robotit hoitavat 60 prosenttia Palkeiden 1,2 miljoonan laskun esikäsittelystä.
Yhteistyö ihmisen ja robotin välillä muuttaa prosessia, työn tekemistä ja myös sen johtamista.
Eräänlaisena johtopäätöksenä keskustelussa pohdittiin, millaisia palveluita uudessa maailmassa tullaan tarvitsemaan.
”Oli ihana huomata, kuinka kollegat innostuivat löytämään uusia mahdollisuuksia dialogissa, johon arjessa ei ole riittävästi aikaa”, sanoo johtaja Helena Lappalainen, Palkeet.
Henkilöstö mukaan keskusteluun
Kun tulevaisuudenkuva kirkastui, jatkoi Palkeet työtä sisäisesti. Ensin tehtiin kysely, jolla haettiin Palkeiden johtoryhmän ja kehittämisessä aktiivisesti mukana olevien näkemyksiä.
Noiden näkemysten ymmärtäminen on kriittisen tärkeää muutostilanteissa.
Työtä jatkettiin sisäisissä työryhmissä, joissa rakennettiin kuvaa tulevaisuuden HR-talosta ja tulevaisuuden Taloushallinnon talosta.
”Oli ihana huomata, kuinka kollegat innostuivat löytämään uusia mahdollisuuksia dialogissa, johon arjessa ei ole riittävästi aikaa. Kun keskustelu on hyvin strukturoitua, syntyy paljon lisäarvoa”, sanoo Helena Lappalainen.
Työryhmät pohtivat kattavasti myös, millaisia kumppaneita palvelukeskus tulisi tarvitsemaan jatkossa.
Tiekartta huomiseen
Ensimmäisessä vaiheessa tarkoitus oli luoda tulevaisuudenkuva, joka mahdollistaa uuden kehittämisen. Projektin havainnot ovat mukana jo palvelukeskuksen strategiapäivityksessä.
Tulevaisuudenkuva on perusta myös palveluiden jatkokehitykselle ja sekä oman osaamisen että verkostojen rakentamiselle.
Perustan rakentamisessa Talent Vectialla oli keskeinen rooli.
”Talent Vectian innoittamana uskalsimme ottaa aivan uudenlaisen roolin verkoston kokoonkutsujana. Samoin saimme haastettua toisiamme niin, että syntyi kuva suunnasta, jonne haluamme yhdessä kulkea”, sanoo Helena Lappalainen.