Kuinka saat muutosvisiosi innostamaan sidosryhmät kohti yhteistä päämäärää?

Edellisessä blogitekstissämme transformaation menestystekijöistä totesimme, että tutut muutosjohtamisen kulmakivet auttavat onnistumaan edelleen muutoksen läpiviemisessä. Nyt hyppäämme muutoshankkeen alkuvaiheeseen, ja siihen miten luomme kestävän pohjan onnistuneelle hankkeelle.

Niin arjessa kuin yritysmaailmassakin puhutaan paljon perustan rakentamisesta. Juuri asuntokaupan tehneitä mietityttää, millaiselle pohjalle tuleva asunto rakennetaan tai on rakennettu: onko maaperä kestävä, millaiset ovat talon perustukset, millainen on salaojitus, entä viemäröinti ja ilmanvaihto – eihän tulevaisuudessa paljastu ikäviä yllätyksiä. Yritysmaailmassa mietitään, onko liiketoimintamme kestävällä pohjalla, jotta menestymme nopeasti muuttuvassa maailmassa. Samat periaatteet vahvasta perustasta pätevät myös muutoshankkeiden läpivientiin. Pohjatyö on tehtävä kunnolla, jotta saavutamme halutut tulokset ja saamme katonharjan paikoilleen aikataulussa.

Vaikka ajatus muutoksen välttämättömyydestä lähtee usein liikkeelle asiakkaiden ja markkinan tarpeista, ja ylimmällä johdolla on keskeinen rooli muutoksen käynnistämisessä, kannattaa vision määrittämiseen osallistaa asiakkaita, kumppaneita ja koko yrityksen henkilöstöä. Näin varmistetaan, että muutoksen tuloksena tuotamme asiakkaalle nykyistä enemmän arvoa, muutoksen päämäärä on myös henkilöstölle merkityksellinen ja meillä on siitä organisaationa yhteinen ymmärrys. Samalla saamme tilaisuuden elintärkeälle dialogille jokaisen sidosryhmän kanssa; miten asiakkaat sekä kumppanit voivat odottaa toimintamme kehittyvän ja miten päivittäinen työ henkilöstön näkökulmasta muuttuu.

Mieleenpainuva ja merkityksellinen muutosvisio syntyy monipuolisen osallistamisen kautta

Kuinka sitten otamme asiakkaat mukaan luomaan muutosvisiota, josta itse olemme vielä epävarmoja?

Olemme rakentaneet muutosvisiota asiakkaan kanssa yhdessä esimerkiksi tilanteessa, jossa kaksi yritystä fuusioituivat. Aloitimme prosessin ottamalla asiakkaan mukaan pohdintaan liiketoiminnan suunnasta ja tulevaisuuden tarpeista. Sen jälkeen mietimme, mitä tämä tarkoittaa yhdistyvälle yritykselle. Asiakkaan tarpeet edellä pystyimme kartoittamaan selkeästi sen, mitä molemmista yhdistyvistä yrityksistä on säilytettävä, jotta vastaamme asiakkaan nykyisiin ja tulevaisuuden tarpeisiin. Tällä hetkellä yritykset palvelevat asiakkaita menestyksekkäästi yhdessä – huikeasti  paremmin kuin erikseen.

Kuinka luomme muutoksesta merkityksellisen jokaiselle henkilölle?

Henkilöstön määrä ja se, keitä henkilöitä yrityksessä muutos koskee, vaihtelee tyypillisesti muutamista kymmenistä useisiin tuhansiin henkilöihin. Henkilöt, joihin muutos vaikuttaa tulevat eri funktioista, maista ja organisaatiotasoilta. Kokemuksemme mukaan poikkitieteellisestä keskustelusta syntyvät hedelmällisimmät keskustelut sekä yhteinen ymmärrys muutokselle ja sen tarpeelle – henkilöt, jotka tietävät muutoksesta enemmän lisäävät toisten ymmärrystä ja toisaalta henkilöt, jotka tietävät vähemmän tuovat esiin pointteja, joita ei ole aiemmin välttämättä edes ajateltu. Tällaista osallistamista varten on oltava skaalautuvat tavat osallistaa suurikin määrä henkilöitä muutosvision luomiseen, sillä pienen ryhmän kanssa muutosvision työstäminen onnistuu kasvotustenkin. Kun puhutaan tuhansista henkilöistä, osallistamme henkilöstöä mm. erilaisten digitaalisten ratkaisujen avulla. Tällöin on mietittävä ensinnäkin sitä, millaista dialogia haluamme käydä sekä erityisesti sitä, millaista syötettä haluamme saada eri henkilöstöryhmiltä muutosvision luomiseen. Varmistamme näin, että jokainen, jota muutos koskee, löytää rakennettavasta visiosta sen osan, joka on merkityksellinen hänen näkökulmastaan – syy, jonka vuoksi tulla töihin aamuisin. Lisäksi koko yritykselle syntyy yhteinen ymmärrys muutoksesta ja siitä kerrotaan samaa tarinaa eteenpäin.

Kuinka kommunikoimme muutosvision?

Muutosmatkan kommunikointi koko henkilöstölle kannattaa tehdä mahdollisimman mieleenpainuvasti. Useassa hankkeessa olemme muodostaneet vision ympärille kommunikoitavan tarinan, jota on jaettu säännöllisesti eri kanavissa sekä erilaisissa mediaformaateissa kuten videona, podcastina tai illustroituna kuvana. Harvard Business Review:n (2014) mukaan tarinoiden on todettu olevan tehokas tapa kommunikoida esimerkiksi yrityksen visiosta, ja niitä käytetään jatkuvasti enemmän myös mainoksissa. Oikein muodostettu tarina nostaa kommunikoitavasta aiheesta tärkeimmän esille ja saa aikaan tunnereaktion. Sen myötä henkilöt muistavat kyseisen aiheen huomattavasti paremmin viikkojenkin päästä.

Perustan rakentaminen vaatii paljon aikaa, sisua ja osaamista. Työn tekeminen palkitsee kuitenkin myöhemmin muutoksen läpiviennissä: yhteisen tavoitteen saavuttaminen on huomattavasti helpompaa ja nopeampaa, kun koko organisaatio puhaltaa yhteen hiileen.

Onnistuneen muutoksen taustalle tarvitaan lisäksi myös muita rakennuselementtejä, joista voit lukea aiemmista ja tulevista blogeistamme:

• Avainhenkilöt muutoksessa – kenet tarvitsemme osaksi muutoksemme eturintamaa ja ketkä toimivat roolimalleina nyt ja tulevaisuudessa henkilöstölle, jota muutos koskee
• Muutoksen edistymisen seuranta – kuinka mittaamme ja todennamme, että muutos etenee ja toisaalta, kuinka todennamme saavutetut tulokset (lisää mittareista kasvuntekijämme Kimin blogissa)
• Muutoshankkeen johtaminen – kuinka varmistamme, että hankkeella on tarvittavat resurssit, selkeästi sovitut roolit, vastuut ja odotukset sekä ketterät, mutta systemaattiset toimintatavat.

Johdatko strategista muutoshanketta?

Onko muutoksesi päämäärä ja visio selkeä? Kuinka olet varmistanut, että muutos todella tuottaa arvoa asiakkaallesi? Kuinka sitoutat henkilöstön muutokseen jo visiointivaiheessa?

Talent Vectian lähestymistapa strategisiin muutoshankkeisiin ja hyötyjen johtamiseen sitouttaa organisaation sekä osallistamalla että luomalla innostusta kohti tavoiteltuja hyötyjä.  Tarvitsetko lisäapua muutosvision kirkastamiseen ja muutoksen vauhdittamiseen?