Saavutatko tavoittelemasi hyödyt strategisista muutoshankkeistasi?

Me Talent Vectialla uskomme, että kolme tärkeää osa-aluetta varmistavat strategisisten hankkeiden onnistumisen: ammattimainen hankejohtaminen, ihmisten osallistaminen ja hyötyjen johtaminen. Useimmat muutoshankkeet keskittyvät selkeästi aktiviteetteihin, sisältöön, suoritukseen ja hankkeen johtamiseen varmistaakseen, että se MITÄ muutoksella tavoitellaan on ymmärretty selkeästi. Jotta mahdollisuutesi paranisivat, tulisi fokuksen olla enemmän hyötyjen johtamisessa ihmisiä osallistamalla ja sitoutumista sekä innostusta luomalla. Loppujen lopuksi ihmiset saavat muutoksen aikaan.

Tavoiteltujen hyötyjen saavuttaminen

Projektiammattilaisten tavoitteena on toimittaa hankkeelle sovitut lopputuotokset ja hyödyt. Siinä onnistuminen edellyttää tarkempaa suunnitelmien (Business Case) läpikäymistä, jotta voidaan alusta asti arvioida ovatko hyödyt saavutettavissa ja varmistaa, että hyödyistä seuraa arvoa liiketoiminnalle. Kun toimitaan näin, menestystä voidaan mitata hyötyjen toteutumisen kautta.

Useimmissa projekteissa yhteys hyötyjen johtamisen ja Business Casen välillä on vieläkin liian heikko. Tässä muutama helppo vinkki tavoiteltujen hyötyjen johtamiseen:

• tunnista hankkeesi edistymisen (leading) ja suorituskyvyn (lagging) mittarit
• siirrä huomiosi suorituskyvyn mittareista edistymisen seurantaan (leading-indikaattorit ennustavat tulevaa menestystä), jotta saat palautetta ja opit nopeammin
• osallista, osallista ja vielä kerran osallista ymmärtääksesi, miten kunkin tiimin jäsenen työ edistää hyötyjen saavuttamista
• määrittele kriteerit ja seurantamallit konkreettisille tavoitteille ja mitattaville tehtäville
• luo läpinäkyvä toteutussuunnitelma tavoiteltavien hyötyjen johtamista ja seuraamista varten etenkin, jos hyödyt saavutetaan vasta, kun hanke on valmistunut ja päätetty

Mittaamalla ja seuraamalla hyötyjen johtamista luodaan liiketoiminnan arvoa

Useat yritykset pinnistelevät yrittäessään yhdistää strategian ja jokapäiväisen työn. Organisaatioiden tulisi määritellä tavat, joilla se johtaa hyötyjen toteutumista ja kokonaisarvoa liiketoiminnalle. Helpommin sanottu kuin tehty. Usein väitetään, että on mahdotonta laatia konkreettinen malli hyötyjen johtamiseen, kun organisaatiossa on olemassa monia ristiriitaisia tavoitteita, hankkeita, prioriteetteja ja mittareita. Muita usein mainittuja esteitä ovat epäselvät roolit ja vastuut, mahdollisuus osa-optimoinnille sekä tasapainoilu liiketoiminnan jatkuvuuden ja strategisen muutoksen edistämisen (ts. kiireellisten ja tärkeiden asioiden) välillä.

Suuremmat ja monimutkaisemmat hankkeet vaativat kattavamman mallin ja tärkeimpien sidosryhmien aktiivisen mukanaolon, jotta voidaan varmistaa, että tavoitellut hyödyt ja arvo saadaan johdettua kehitysportfoliosta. Hyötyjen johtamisen suunnittelua varten on olemassa useita työkaluja ja malleja. Kokemuksemme perusteella seuraavat loogiset toimenpiteet auttavat osallistamaan ja sitouttamaan sekä parantavat onnistumisen mahdollisuuksia.

1. Yhdistä liiketoiminnan strategiset tavoitteet ja mittarit muutoshankkeiden suunnitelmiin ja tuotoksiin luodaksesi kokonaisvaltaisemman kuvan. Tämä lähestymistapa auttaa viestimään organisaation vision, strategiset tavoitteet ja fokusalueet (Must Win Battles) selkeästi ja inspiroivasti, jolloin muutos on myös helpompi juurruttaa arkeen. Toisin sanoen jokaisella henkilöllä tulisi olla selkeä käsitys siitä, miten hänen oma työnsä edistää organisaation strategisia hankkeita ja tavoitteita.
2. Keskity ja sitoudu tärkeimpiin hankkeisiin, joilla on suurin vaikutus. Hankkeiden kategorisointi vaikuttavuuden tai mahdollisten hyötyjen perusteella auttaa keskittymään priorisoituihin tavoitteisiin ja mittareihin sekä viestimään niiden keskeisimmät muutokset.
3. Luo läpinäkyvyyttä strategisten muutosohjelmien ja liiketoimintojen välille varmistaaksesi optimoidun arvon tuottamisen. Menestyksekäs toimeenpano vaatii edistymisen systemaattista seurantaa, sen vaiheittaista luovuttamista liiketoiminnalle ja tavoiteltavien hyötyjen jatkuvaa johtamista.
4. Osoita tavoitteiden suuntainen edistyminen mittaamalla faktoja ja varmistamalla, että hyödyt toteutuvat jatkossakin. On erittäin tärkeää, että muutoksen parissa työskentelevät tiimit ja yksilöt saavuttavat pieniä voittoja säännöllisesti.
   Systemaattinen malli hyötyjen johtamiseen, tavoitteiden asettamiseen ja seurantaan saa aikaan toivottuja muutoksia käytöksessä. Säännöllisillä edistymisen mittauksilla varmistetaan työntekijöiden sitoutuneisuus ja uuden toimintamallin omaksuminen tehokkaasti.

Ainoa tapa voittaa on oppia muita nopeammin

Menestyksekäs muutos ei tapahdu itsestään, vaan se vaatii kovaa työtä. Johtajien tulee kytkeä strategiset tavoitteet organisaation toimintaan ja kyvykkyyksiin mielekkäällä tavalla ja varmistaa, että kaikkein arvokkaimmat, liiketoiminnalle kriittiset hankkeet jatkavat hyötyjen tuottamista.

Hyötyjen johtamisen toimeenpano ei ole aina helppoa, kun otetaan huomioon ihmisten luontainen taipumus vastustaa muutosta. Siksi onnistuminen edellyttää, että organisaatioiden johtajat itse ymmärtävät, miksi hyötyjen johtaminen ja seuranta ovat tärkeitä. Heidän tulee esittää hyötyjen ja arvon välinen yhteys niin selkeästi, että se tukee päätöstentekoa ja suorituksen arviointia.

Johtamisen näkökulmasta valittujen muutosagenttien tulisi systemaattisesti arvioida ja priorisoida portfolion eri projekteja varmistaakseen, että jokainen projekti saa asianmukaisen tuen sen arvon tai kiireellisyyden mukaan. Muutosagentin tehtävään kuuluu myös hyötypotentiaalin kuvaaminen mahdollisimman yksityiskohtaisesti, jotta se voidaan ymmärtää ja toteuttaa helpommin.

Voidakseen johtaa muutoshankkeita menestyksekkäästi, muutosagentit kaipaavat parempaa näkyvyyttä, miksi heidän projektinsa ovat osa portfoliota ja miten heidän projektiensa tulisi tuottaa arvoa.

Johdatko strategista muutoshanketta?

Miten yrityksesi varmistaa hyötyjen johtamisen? Millä kriteereillä teet vaikeita päätöksiä, joilla luotte lisäarvoa liiketoiminnalle? Entä miten pidät tiimisi oikeilla raiteilla samalla, kun kannustat työntekijöitäsi sitoutumaan täysillä, myös stressaavissa ja haastavissa tilanteissa?
Talent Vectian lähestymistapa strategisiin muutoshankkeisiin ja hyötyjen johtamiseen sitouttaa organisaation sekä osallistamalla että luomalla innostusta kohti tavoiteltuja hyötyjä. Haluatko kuulla lisää?