Väitän, että hukan poistaminen ei poistu muodista milloin­kaan. Miksi?

Tunnistatteko työympäristöstänne aktiivisesti turhaa, asiakkaille arvoa tuottamatonta tai tuotannon kannalta tarpeetonta tekemistä? Kysymys esitettiin syyskuussa julkaise­massamme blogissa virtaustehokkuudesta, jonka aikaan saamiseksi hukasta on päästävä eroon. Eräs asiakas ihmetteli ytimekkäästi valmennuksessamme, miksi aina pitäisi pystyä parantamaan. Eikö joskus voisi vain tulla tarpeeksi hyväksi ja olla tyyty­väinen?

Hukassa on yksinkertaisesti kyse asiakkaan kannalta arvoa tuottamattomasta toimin­nasta, joka salakavalasti ja huomaamatta päätyy sotkemaan useimpien meidän työarkeamme, ja jonka poissa pitämiseksi olisi pystyttävä tekemään väsymättömästi töitä kaikilla organisaation tasoilla päivittäin. Tärkeä syy olla tyytymättä asioiden nykytilaan on, että asiakaskokemus on noussut yhdeksi menestyksen selkeäksi avaimeksi. Tavaroiden sekä palveluiden vertailtavuus on tehty loppukäyttäjälle hyvin helpoksi, ja sen tiedostaminen, että hukka vaikuttaa keskeisesti asiakkaan palvelu- ja tuotekokemukseen, voikin olla merkittävä etu erityisesti tiukasti kilpaillussa markki­nassa. Toinen erinomainen syy hukan poistamiselle on, että sen tuloksena vapautuu aikaa arvoa tuottavampaan työhön. Työ on muutoksessa, kun yhä kasvavalla vauhdilla muuttuva maailma asettaa organisaatioille jatkuvasti uusia vaatimuksia toimia joustavammin ja muuttaa suuntaa nopeasti. Hukan poistaminen palvelee siis myös yksilöä ja tiimejä tarjoamalla positiivisen mahdollisuuden olla vaikuttamassa omaan arkeen.

Miksi hukan poistaminen tuntuu vaikealta?

Lean-ajattelu ja sen laaja-alainen menestys erilaisissa liiketoimintaympäristöissä perustuu sille näennäisesti yksinkertaiselle ja helposti ymmärrettävälle ajatukselle, että ongelmat ja pienet arjen ärsytykset ovat uusia parhaita ystäviämme, sillä ne tarjoavat mahdollisuuden parantaa. Näin ollen ongelmia tulisi avoimesti ja aktiivisesti nostaa esiin sekä pyrkiä korjaamaan päivittäisen työn yhteydessä. Asia on näennäisesti yksinker­tais­ta siksi, että oman kokemukseni mukaan hukan tunnistamiseen ja poistami­seen liittyy joitakin käytännön haasteita, jotka rohkaisen jokaista ratkaisemaan:

1. Uskallus. Ensimmäinen mahdollinen haaste on saada organisaatio uskaltamaan. Uskaltamista estävänä uskomuksena voi esimerkiksi olla, että ongelmia esiin nostamalla loukataan kollegoita. Vaihtoehtoisesti uskotaan, että oma työkuorma vain kasvaa ja vastuu ongelmien ratkaisemisesta jää ne esiin nostaneelle yksilölle. On tärkeää muistaa, että hukka liittyy aina prosesseihin tai organisaatioon instituutiona, ei yksittäiseen ihmiseen. Kukaan yksittäinen työntekijä ei myöskään voi olla yksin vastuussa parantamisesta. Oletteko ikinä palkinneet rohkeasta ongelmien esiin nostamisesta tai kokeilleet tehdä ideoinnista yhteistä peliä? Nämä ovat hyviä käytännön keinoja lisätä uskallusta puuttua hukkaan.
2. Aika. Toinen potentiaalinen uhka hukan tunnistamisen toteutumiselle on aika tai pikemminkin tunne siitä, että ylimääräistä aikaa ei ole. Jotta hukkaa pystytään tunnistamaan, tekemiset ja prosessit on tarpeen tuntea, ja tämän tuntemuksen kerääminen vie aikaa, joka on löydettävä tavalla tai toisella. Hyvä tapa oppia tuntemaan ydinprosessit sekä tuoda esiin asiakkaalle arvoa luova toiminta ja hukka, on hyödyntää esimerkiksi Value Stream Mapping (VSM) -työkalua. Paikalle tarvitaan tällöin kattava edustus kyseisten prosessien kanssa työskenteleviä henkilöitä, ja prosessiymmärrys luodaan yhdessä. Yhteinen näkemys on ainoa oikea lähtökohta parantamiselle. Olisiko teillä aikaa käyttää seuraava tiimi­palaveri hukan tunnistamiseen? Pienestäkin aikainvestoinnista pääsee liikkeelle!
3. Ongelmanratkaisutaidot. Kolmantena haasteena on, että hukan poistaminen vaatii järjestelmällisiä ongelmanratkaisutaitoja, sillä arjen ärsytyksenä näyttäytyvä ongelma ei välttämättä aina ole sitä miltä se aluksi näyttää. Koulujärjestelmämme, ainakin vielä lähimenneisyydessä, on opettanut meidät tietämään asioita, eikä niinkään aktiivisesti ajattelemaan vaihtoehtoja. Hukan ollessa kyseessä on kuitenkin porauduttava ongelman juurisyyhyn, jotta ei poistettaisi pelkkää oiretta. Oletko koskaan kokeillut ”5 kertaa miksi” -metodia?

Yksikään yllä mainituista haasteista ei ole ylitsepääsemätön, vaikka niiden selvittäminen vaatiikin suunnitelmallisuutta, päättäväisyyttä ja pitkäjänteisyyttä. Prosessit kokevat selkeitä parannuksia ja työntekijätyytyväisyys, palveluiden laatu sekä palveluiden tuotannon oikea-aikaisuus paranevat, joitakin hukan tunnistamisen hyötyjä mainitak­seni. Aina voi parantaa, ja toimeen voi ryhtyä heti! Lue lisää siitä, miten Talent Vectia voi auttaa hukan tunnistamisen ja prosessityöskentelyn tiellä. Mikäli inspiroi­duit hukan tunnistamiseen välittömästi, voit lisäksi lukea alta kahdeksasta hukkatyypistä, jotka auttavat alkuun.